A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”. Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.
Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal) aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem.
Apresentadas essas características fundamentais da redação oficial, passemos à análise pormenorizada de cada uma delas.
Formalidade e Padronização
A formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.
A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.
1. Concisão e Clareza
Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras.
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Para ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;
b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;
c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;
d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam.
Comunicação Oficial
A redação das comunicações oficiais deve, antes de tudo, seguir os preceitos aqui já explicitados. Além disso, há características específicas de cada tipo de expediente, que serão tratadas em detalhe neste capítulo. Antes de passarmos à sua análise, vejamos outros aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificação do signatário.
Pronomes de Tratamento
1.1 Emprego dos Pronomes de Tratamento.
Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição. São de uso consagrado.
Quando um documento estiver respondendo à solicitação de um outro documento, fazer referência à espécie, ao número e à data ao qual este se refere.
O assunto que motivou a comunicação deve ser introduzido no primeiro parágrafo, seguido do detalhamento e conclusão. Se contiver mais de uma idéia deve-se tratar dos diferentes assuntos em parágrafos distintos.
A referência ao ano do documento deverá ser feita após a espécie e número do expediente, seguido de sigla do órgão que o expede.
CERTO: ERRADO:
Ofício nº 23/2005-DAI/TCE Ofício nº 23/TCE/DAI-2005
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige à comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa.
MODELO DE CORRESPONDÊNCIA OFICIAL E USO DE PRONOMES DE TRATAMENTO:
Preparação Rumo ao Ensino Médio - Correspondência Oficial
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